Buku agenda diperlukan guna mencatat berbagai jadwal atau acara atau hal-hal catatan yang perlu diingat agar tidak lupa dan menjadi tertib. Ada banyak macam buku agenda. Secara garis besar buku agenda bisa dibagi menjadi buku agenda pribadi atau personal dan buku agenda perusahaan atau organisasi atau lembaga yang biasanya dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar, yang jenisnya ada 3 tipe.
Apa itu Agenda
Istilah atau kata agenda berasal dari bahasa Latin. Arti agenda adalah hal-hal untuk dilakukan. Isi buku agenda tergantung fungsinya, bisa berupa catatan harian, atau jadwal meeting, atau kalender, atau buku alamat, atau catatan mengenai hal-hal lainnya. Secara umum buku agenda merupakan buku catatan bertanggal. Pada suatu perusahaan atau organisasi maka buku agenda bisa berfungsi untuk menjadi buku catatan keluar masuknya surat menyurat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor, atau instansi pada suatu periode tertentu. Jadi buku agenda tersebut akan digunakan untuk mencatat seluruh surat-surat yang keluar masuk dalam jangka waktu selama satu tahun atau pada periode waktu tertentu, disesuaikan dengan jumlah surat keluar masuknya. Jika cukup banyak jumlahnya maka bisa dalam periode bulanan.
Aneka Tipe Buku Agenda Kantor
Buku agenda surat menyurat bisa disebut juga sebagai buku agenda kantor. Berdasarkan tipenya maka buku agenda kantor bisa dibagi menjadi sebagai berikut.
Buku Agenda Tunggal
Digunakan untuk pencacatan surat keluar dan surat masuk dengan penomoran yang ditulis bercampur dengan secara berurutan sesuai urutan waktu atau tanggalnya pada tiap halaman per halaman. Format buku agenda ini terdiri dari nomor surat, dan tanggal penerimaan surat, serta nama perusahaan atau organisasi atau instansi kantor pengirimnya, serta tanggal dan nomor surat, juga perihal, dan lampiran, dan bagian yang ditujukan di bagian keterangan, carbon copy atau CC, kemudian juga kode arsip nya.
Buku Agenda Berpasangan
Sama-sama digunakan untuk mencatat surat keluar masuk namun metode pencatatannya ditulis dengan secara berpasangan dalam satu buku agenda. Jadi jika ada surat masuk maka di sebelahnya bisa digunakan untuk mencatat surat jawabannya surat keluar terkait, atau sebaliknya untuk surat keluar maka pada bagian sebelahnya bisa digunakan untuk mencatat surat balasannya, surat masuk terkait.
Buku Agenda Kembar
Buku agenda tipe ini metode atau cara pencatatan surat keluar masuk nya ditulis secara terpisah. Jadi akan ada buku agenda untuk mencatat surat keluar dan buku agenda untuk mencatat surat masuk.
Fungsi Buku Agenda Kantor
Buku agenda kantor memiliki fungsi sebagai berikut.
Catatan dan Bukti surat keluar serta surat masuk
Memudahkan dalam pencarian berkas-berkas dokumen tertentu sebab detil tiap surat masuk dan surat keluar bisa diidentifikasi dengan mudah.
Mengetahui jumlah surat masuk dan surat keluar
Mengetahui penomoran surat keluar dengan mudah karena tercatat tertib dan rapi.
Bentuk dan ukuran agenda kantor biasanya cukup tebal dan besar karena tidak akan dibawa-bawa tapi lebih sering diletakkan di atas meja atau di lemari penyimpanan artip kantor.